Termin „wirtualne biuro” zadomowił się w słownikach dopiero na przełomie XX i XXI wieku. Prekursorem dzisiejszych biur wirtualnych były tak zwane biura serwisowane, które powstawały w latach sześćdziesiątych i siedemdziesiątych ubiegłego wieku w krajach anglosaskich.
Co ciekawe, w wielu miejscach na świecie, pomysłodawcom przyświecały podobne refleksje. Z jednej strony przedsiębiorcze osoby spotykały się w lokalnych barach i kawiarniach, aby prowadzić rozmowy biznesowe. Z drugiej, osoby wolnych zawodów i drobni przedsiębiorcy potrzebowali przestrzeni biurowej, ale koszty utrzymania tradycyjnego biura znacznie przekraczały ich przychody. Brakowało zatem przestrzeni przyjaznej przedsiębiorcom, do okazjonalnego wykorzystania. Do tego, gdyby jeszcze był to adres robiący wrażenie tradycyjnego, drogiego biura na jakiejś „high street” w centrum dużego miasta…
Na bazie tych idei, powstawały kolejne usługi, które ewoluowały wraz z rozwojem technologii.
Potrzeba nr 1 – Mieć gotowe biuro do pracy
Pionierem w tym zakresie była w 1962 roku w Stanach Zjednoczonych firma OmniOffice z gotowymi umeblowanymi biurami dla prawników i kadry menedżerskiej. Finalnie firma na początku XXI wieku została przejęta przez grupę Regus (obecnie International Workplace Group plc).
Potrzeba nr 2 – Być w kontakcie
W 1970 roku kalifornijski prawnik Paul Fegen otworzył pierwsze w pełni wyposażone biuro prawnicze, o nazwie Attorneys Office Management Inc., które większość prawników nazywała „Fegen Suites” – Apartamenty Fegena. Pokoje te były umeblowane i udekorowane, a usługi obejmowały recepcję, obsługę telefonów i poczty, dostęp do ksero, sal konferencyjnych oraz biblioteki prawniczej.
Sama firma Attorneys Office Management zaczęła świadczyć usługi tzw. wirtualnego biura dla kancelarii prawnych w 1973 r. Związana jest z tym pewna anegdota, którą przytoczył sam założyciel firmy. Otóż jeden z najemców kancelarii postanowił przejść na częściową emeryturę i zwolnił powierzchnię biurową, ale nadal chciał płacić za odbieranie poczty i telefonu; pracował też w domu, ale nadal spotykał się z klientami w salach konferencyjnych kancelarii Fegen i korzystał z biblioteki prawniczej. Później P. Fegen wspominał, że gdy inni prawnicy usłyszeli o tym układzie, po prostu zaczęli do niego przychodzić. Zazwyczaj były to osoby, które chciały przejść na emeryturę i nadal zachować małą prywatną praktykę. Fegen twierdzi, że nigdy nie reklamował tej nowej wirtualnej usługi, którą określał mianem „programu dla najemców spoza siedziby firmy” i oferował ją wyłącznie w lokalizacji w Beverly Hills. Choć sama firma już nie istnieje, to jej dziedzictwo i realizowane idee widać w przestrzeniach coworkingowych.
Potrzeba nr 3 – Obniżyć koszty biurowe
Kolejnym przełomem było otwarcie w roku 1978 w Australii firmy Servcorp. Założyciel firmy, Alfred Moufarrige, potrzebował biura i wsparcia sekretarskiego już kilka lat wcześniej, jednak szybko przeliczył, że koszty pochłaniają całego jego zyski, a zarówno przestrzeń, jak i zespół nie są w pełni wykorzystane. Postanowił więc podzielić się swoimi zasobami, aby zredukować te koszty. Przy użyciu kredy podzielił przestrzeń swojego dotychczasowego biura na miejsca do podnajęcia. Koncepcja biura wirtualnego szybko się przyjęła, a działalność firmy rozszerzała się o kolejne lokalizacje. Warto dodać, że sama firma Servcorp zarejestrowała i jest właścicielem znaku towarowego „Everything but the office”, czyli tłumacząc „wszystko oprócz biura” – to pokazywało kierunek, w jakim będą podążać tego typu usługi.
Potrzeba nr 4 – Mieć adres w centrum
Wkrótce, w 1979 r. w Northampton w Wielkiej Brytanii powstaje tzw. City Executive Center założone przez przedsiębiorcze małżeństwo Caryl i Harry’ego Fuchs’ów. Dziś firma znana jest pod szyldem Office Space in Town Ltd (OSiT) i prowadzona przez dzieci tych państwa. Po połączeniu sił z funduszem nieruchomości firma OSiT, będąc właścicielem budynków, korzysta ze swobody w designerskim projektowaniu wnętrz. Pan Giles Fuchs twierdzi, że dzięki temu każdy budynek zyskuje niepowtarzalny charakter i osobowość.
W dzisiejszych biurach wirtualnych możemy mówić nie tylko o dostępie do prestiżowego adresu celem rejestracji firmy, recepcji, użyczenia salki konferencyjnej i obsługi skrytki pocztowej czy faksu, obecnie zastąpionego zarządzaniem emailami.
Współczesne usługi wirtualnego biura zostały wzbogacone o opcje kompleksowej obsługi firmy – prawnej, księgowej, informatycznej i kadrowej. Dodawane są także rozbudowane usługi wirtualnej recepcji, skanu korespondencji, czy nawet dostęp do pokojów biurowych oraz sal konferencyjnych znajdujących się w wielu krajach. Oczywiście superszybki internet, drukarki, skanery czy duże monitory w salach konferencyjnych stały się już standardem.
Tyle z historii, a co teraz mamy… dylemat. Otóż z jednej strony swoboda prowadzenia działalności gospodarczej daje firmie dowolność w organizacji swojej siedziby. W przypadku pracy wykonywalnej osobiście niewymagającej specyficznego zaplecza technicznego, magazynowego ani wyposażenia wybór biura wirtualnego wydaje się decyzją uzasadnioną ekonomicznie. Jednak już przy innych formach prawnych działalności lub określonych branżach, pewność i stabilność obrotu gospodarczego powinna się wiązać z autentycznością siedziby. Rejestracja siedziby w biurze wirtualnym, szczególnie w przypadku instytucji lub spółki prawa handlowego, może świadczyć o pozorności takiego adresu. Warto wziąć pod uwagę, że siedziba firmy to sensu stricto miejsce, gdzie firma czy instytucja powinna się faktycznie znajdować. Idąc dalej, w przypadku kwestii umownych czy spornych, przy próbie skutecznego doręczenia pisma albo próbie kontaktu lub inspekcji kredytowej, takie wirtualne biuro może stanowić trudność, aby właściwe zidentyfikować miejsce prowadzenia biznesu lub osobę upoważnioną do reprezentowania firmy, lub nawet do odbioru korespondencji.
Z jeszcze innej perspektywy, biuro wirtualne może być bodźcem do rozwoju firmy, kreując wizerunek wykraczający poza faktyczny rozmiar obecnie prowadzonej działalności. W tym zakresie stanowi bardzo ważne wsparcie przedsiębiorców i ich startup’ów w początkowej fazie rozwoju firmy. W tym miejscu dochodzi ponadto kwestia właściwości urzędu skarbowego – od wyboru lokalizacji biura wirtualnego zależy bowiem, pod który urząd skarbowy będzie podlegać firma, co także ma znaczenie dla niektórych biznesów. A upowszechnienie pracy w oparciu o kontrakty b2b jeszcze bardziej zniekształca obraz wykorzystania biur wirtualnych, gdyż wiele osób decyduje się na takie usługi właśnie z tych powodów.
Natomiast w rękach nieuczciwych osób, biuro wirtualne może stanowić narzędzie sprzyjające prowadzeniu przestępczości gospodarczej, m.in. wyłudzania finansowania, zwrotów VAT czy też kreowania fikcyjnego obrotu i prania pieniędzy.
W CRIF obserwujemy pewien niepokojący trend. Analizując wnioski o raporty handlowe, widzimy, że w przypadkach firm KRS szukających finansowania, średnio ponad 7% z nich ma siedziby w biurach wirtualnych, a w niektórych sektorach ten odsetek jest nawet dwukrotnie wyższy. W przypadku firm zarejestrowanych w CEIDG przeciętnie jest to nieco ponad 1%, a wahania pomiędzy sektorami nie są zauważalne.
Dlatego w raporcie handlowym Credit Check Business flagujemy okoliczność, gdy siedziba firmy pokrywa się ze znanym nam adresem biura wirtualnego. Choć sam fakt korzystania z instytucji biura wirtualnego nie jest zabroniony, to w korelacji z pozostałymi światłami ostrzegawczymi, taka informacja może uchronić naszych Klientów przed niechcianą i kosztowną transakcją.
