W wielu organizacjach rola i liczba procesów decyzyjnych stale rośnie. Strategie decyzyjne stają się coraz bardziej złożone i nastawione na elastyczność. To wymóg dynamicznego otoczenia biznesowego i stale rosnącej konkurencji.
Ich wydajność, elastyczność i precyzja mają bezpośredni wpływ na działalność firmy. Czy centralizacja procesów decyzyjnych i przeniesienie odpowiedzialności za ich obsługę z IT do biznesu może przynieść korzyści? O tym rozmawiamy z ekspertem – Grzegorzem Kozłowskim, konsultantem CRIF w zakresie systemów zarządzania i automatyzacji procesów decyzyjnych.
Redakcja: Grzegorzu, dlaczego firmy w ogóle decydują się na centralizację procesów decyzyjnych?
GK: Centralizacja procesów decyzyjnych to odpowiedź na potrzebę automatyzacji i standaryzacji decyzji biznesowych. W dynamicznie zmieniających się warunkach rynkowych firmy muszą być w stanie reagować szybko i spójnie. Kiedy procesy decyzyjne są rozproszone, a zwykle są, łatwiej o niespójności czy błędy. Dzięki centralizacji możemy w jednym miejscu definiować, modyfikować i zarządzać regułami decyzyjnymi, co pozwala firmie działać bardziej przewidywalnie i wydajnie. Jest to z resztą spójne z trendem uruchamiania tzw. mikro-usług w infrastrukturze firmy, specjalizujących się w danej dziedzinie. Jeżeli więc mamy wiele systemów, w których konieczne jest zaimplementowanie jakiejś logiki biznesowej/decyzyjnej, to silnik decyzyjny doskonale może taką rolę odgrywać, dostarczając tę logikę do dowolnych systemów, niezależnie od dziedziny, w jakiej działają.
Redakcja: Czy to jednak nie za bardzo obciąża zasoby IT, które muszą tym wszystkim zarządzać?
GK: I tu właśnie mamy kolosalną zmianę. Idea nowoczesnych silników decyzyjnych przenosi tę odpowiedzialność na zespoły merytoryczne, bezpośrednio kreujące strategie decyzyjne. Narzędzia te są na to przygotowane i pozwalają skupić się na merytorycznej stronie organizacji procesu, minimalizując zaangażowanie zasobów IT. Kreatorami procesów decyzyjnych mogą być różne działy merytoryczne firmy, dzięki czemu zasadniczo skracamy drogę od wiedzy w głowach ekspertów do logiki biznesowej zapisanej w systemie. Dodatkowo, pewne komponenty zbudowanych strategii mogą być wykorzystywane w wielu strategiach, dając pewność spójnych definicji w różnych procesach biznesowych. To nieocenione korzyści.
Redakcja: Czy przeniesienie odpowiedzialności za procesy decyzyjne z IT do biznesu ma korzyści dla infrastruktury technicznej?
GK: Oczywiście! Przeniesienie odpowiedzialności za implementację procesów decyzyjnych z IT do biznesu pozwala znacznie odciążyć zasoby IT i długofalowo obniżyć koszty wdrożeń. Zespoły biznesowe mogą samodzielnie modyfikować reguły decyzyjne bez angażowania programistów czy administratorów. Dzięki temu IT może skupić się na strategicznych aspektach, takich jak rozwój infrastruktury czy optymalizacja systemów, zamiast zajmować się codziennymi modyfikacjami procesów. Centralizacja zmniejsza potrzebę tzw. „shadow IT”, czyli tworzenia przez działy biznesowe własnych rozwiązań, które mogą być niezgodne z politykami firmy i mniej bezpieczne. Kiedy biznes ma dostęp do dobrze zaprojektowanego silnika decyzyjnego, „shadow IT” przestaje być potrzebne. Po drugie, scentralizowane zarządzanie pozwala na lepszą kontrolę i przejrzystość – IT dokładnie wie, gdzie i jakie zmiany są wprowadzane, co ułatwia monitorowanie i diagnozowanie ewentualnych problemów.
Redakcja: A co z kosztami? Czy centralizacja procesów przynosi oszczędności?
GK: Tak, i to na kilku poziomach. Dzięki centralizacji IT może skoncentrować się na jednej platformie decyzyjnej, a nie na wielu różnych aplikacjach i interfejsach. To prowadzi do optymalizacji kosztów nowych wdrożeń i ich utrzymania, ponieważ redukujemy redundancję technologiczną, upraszczamy architekturę rozwiązań i redukujemy konieczne wsparcie techniczne. Dodatkowo, eliminacja niepotrzebnych narzędzi czy aplikacji, które wcześniej były używane do indywidualnego zarządzania procesami, pozwala firmie na większe oszczędności i lepsze wykorzystanie zasobów.
Redakcja: Jak wygląda kwestia wdrażania zmian w takim scentralizowanym modelu?
GK: W przypadku centralizacji procesów i przekazania odpowiedzialności za nie biznesowi, wdrażanie zmian jest zdecydowanie szybsze. Zamiast czekać na dział IT, który przygotuje i wdroży zmiany, często w określonym oknie wdrożeniowym, zespoły biznesowe mogą samodzielnie wprowadzać modyfikacje. W efekcie każda zmiana jest implementowana praktycznie od razu – co daje biznesowi dużą elastyczność i skraca czas reakcji na potrzeby rynku lub nowe regulacje.
Redakcja: Czy centralizacja procesów decyzyjnych wpływa na jakość danych i ich analizę?
GK: Zdecydowanie. Silnik decyzyjny zapewnia jednolite podejście do wszystkich decyzji, co przekłada się na większą spójność danych. Dzięki temu zarówno IT, jak i zespoły analityczne, mają dostęp do bardziej uporządkowanych i jednoznacznych danych. Łatwiej wtedy przeprowadzać analizy oraz identyfikować obszary do optymalizacji. Na tej podstawie można też lepiej dopasować strategie do rzeczywistych potrzeb i oczekiwań klientów a wypracowane zmiany bezzwłocznie wdrożyć.
Redakcja: A co z bezpieczeństwem i zgodnością z regulacjami?
GK: Centralizacja znacznie poprawia bezpieczeństwo. Kiedy procesy decyzyjne są zarządzane w jednym silniku, łatwiej zapewnić zgodność z politykami firmy oraz wymogami prawnymi. Tak jak już wcześniej wspominałem, możliwość re-użycia komponentu, przygotowanego przez grono ekspertów znacząco obniża ryzyko popełnienia błędów w strategiach skupionych na zupełnie innych obszarach merytorycznych, w których jednak konieczne jest zastosowanie fragmentu logiki biznesowej z innego obszaru. Zdecydowanie ułatwia to też kontrolowanie dostępu do danych oraz audytowanie wszelkich zmian i podjętych decyzji. Dzięki centralizacji można także lepiej zarządzać ryzykiem, mając pełen wgląd w reguły decyzyjne, a także w to, kto i kiedy dokonał w nich zmian.
Redakcja: Na zakończenie – co powiedziałbyś firmom, które zastanawiają się nad wdrożeniem silnika decyzyjnego?
GK: Powiedziałbym, że jeśli nadal odkładają decyzję, to może czas na... automatyzację decydowania o wdrożeniu automatyzacji! A tak na serio, silnik decyzyjny to trochę jak posiadanie osobistego, bardzo cierpliwego asystenta, który nigdy się nie myli, działa 24/7 i nie narzeka na kawę w biurze. To narzędzie, które zrealizuje każdą strategię, dziś, za dwa, pięć i dwadzieścia lat. Silnik decyzyjny zdecydowanie warto mieć na pokładzie.
Redakcja: Dziękujemy za rozmowę!
GK: Dziękuję i zachęcam do inwestycji w automatyzację decyzji!
